Έχετε ολοκληρώσει τη διαδικασία αναζήτησης, αίτησης και αποδοχής. Τώρα ήρθε η ώρα να επικεντρωθείτε στην εγγραφή εκείνων των μαθητών που θα κάνουν το φετινό εισερχόμενο μάθημα το καλύτερο που έχετε! Όπως γνωρίζουμε, οι καταθέσεις είναι καλές… αλλά δεν είναι πλέον ο μόνος δείκτης που μπορείτε (ή πρέπει) να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι ο μαθητής είναι έτοιμος να έρθει μαζί σας τον Αύγουστο.
Στην πραγματικότητα, πολλά ιδρύματα έχουν προσθέσει ένα επίπεδο στον κύκλο εγγραφής τους που ονομάζεται „εκκαθάριση για εγγραφή“. Σε αυτήν την περίπτωση, η «εκκαθάριση» σημαίνει ότι ο φοιτητής όχι μόνο έχει καταβάλει την κατάθεσή του, αλλά έχει κάνει ό,τι άλλο είναι απαραίτητο για να ολοκληρώσει τη διαδικασία εγγραφής του. Η συνεχής ανταλλαγή μηνυμάτων σχετικά με τις προτάσεις αξίας σας στους μαθητές και τους παράγοντες επιρροής τους είναι το κλειδί σας για την εκκαθάριση και την επιτυχία αυτή την εποχή του χρόνου.
Χωρισμένο σε πέντε κουβάδες — Εισαγωγές, Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες Φοιτητών, Φοιτητικές Υποθέσεις, Ακαδημαϊκές Υποθέσεις και Μάρκετινγκ και Επικοινωνίες — αυτή η λίστα ελέγχου λήψης είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για βεβαιωθείτε ότι οι μαθητές σας είναι έτοιμοι για το φθινόπωρο!
Κάδος Νο. 1 – Είσοδοι
- Συγκεντρώστε τελικές μεταγραφές: Οι ακαδημαϊκοί σύμβουλοι πρέπει να γνωρίζουν το ακαδημαϊκό υπόβαθρο του οι μαθητές να κάνουν ορθές προτάσεις για τον προγραμματισμό και την τοποθέτηση. Λήψη τελικού λυκείου και όλες οι μεταγραφές του κολεγίου είναι ένα σημαντικό βήμα.
- Συντονισμός μηνυμάτων καλωσορίσματος: Έχετε μηνύματα από τον πρόεδρό σας, ακαδημαϊκές υποθέσεις προσωπικό και σημαντικοί απόφοιτοι που καλωσορίζουν τους νέους φοιτητές στην πανεπιστημιούπολη;
- Ευχαριστούμε τους Σχολικούς Συμβούλους: Επικοινωνήστε με το σχολικό συμβουλευτικό προσωπικό για να τους ευχαριστήσετε που βοήθησαν τους μαθητές του γυμνασίου τους να πλοηγηθούν στη διαδικασία υποβολής αιτήσεων και επιλογής κολεγίου. Ενώ είστε σε αυτό, ρωτήστε για τυχόν φοιτητές που μπορεί να καθυστερήσουν στη διαδικασία εισαγωγής.
- Προώθηση επισκέψεων στην πανεπιστημιούπολη: Ενθαρρύνετε τους αποδεκτούς φοιτητές να κάνουν επισκέψεις στην πανεπιστημιούπολη και να προσφέρουν online βιντεοδιασκέψεις για να συνεχίσουν να χτίζουν συγγένεια.
Κάδος Νο. 2 – Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες Φοιτητών
- Κατάσταση βραβείου έρευνας: Προσδιορίστε όσους έχουν και αυτούς που δεν έχουν βραβεία οικονομικής βοήθειας. Έχετε ακόμα το ISIR τους;
- Προσδιορίστε τι λείπει: Ανακαλύψτε εάν ο μαθητής χρειάζεται να παράσχει επιπλέον έγγραφα επαλήθευσης. Ποια είναι η διαδικασία για τη συλλογή αυτών των σημαντικών πληροφοριών;
- Επιβεβαιώστε την αποδοχή του Βραβείου Φοιτητή: Αξιολογήστε εάν ο μαθητής έχει αποδεχθεί τα βραβεία του και έχει κάνει συμβουλευτική εισόδου που μπορεί να είναι απαραίτητη για τη διανομή ορισμένων τύπων βοήθειας.
- Εξετάστε το οικονομικό σχέδιο του μαθητή: Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο ο μαθητής σχεδιάζει να πληρώσει για τυχόν έξοδα μετά τη χορήγηση οικονομικής ενίσχυσης. Έχετε ένα πρόγραμμα πληρωμής στο αρχείο;
Κάδος Νο 3 – Φοιτητικά Θέματα
- Οργάνωση δωματίου και διατροφής: Εκτελέστε συμβάσεις φοιτητικής στέγασης και φοιτητικού γεύματος.
- Ετοιμαστείτε για προσανατολισμό: Συντονίζει και φιλοξενεί πρόγραμμα Προσανατολισμού Νέου Μαθητή. Καλώς τους στην οικογένεια!
- Προώθηση του πολιτισμού της Πανεπιστημιούπολης: Αναπτύξτε επικοινωνίες από τον πρόεδρο του μαθητικού σώματος, τις λέσχες και άλλους οργανισμούς πανεπιστημιούπολης που ενισχύουν την εμπειρία των φοιτητών.
- Έρευνα Εισερχόμενοι Φοιτητές: Προετοιμάστε μια έρευνα μαθητών για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα „μου αρέσει“, „δεν μου αρέσει“, προσδοκίες και απόψεις για ποικίλα θέματα που θα βοηθήσουν στην ανάπτυξη του προγραμματισμού.
Κάδος Νο. 4 – Ακαδημαϊκά Θέματα
- Προετοιμασία Σχολής: Αναθέστε ακαδημαϊκούς συμβούλους νωρίς για να διασφαλίσετε ότι οι γραμμές επικοινωνίας ανοίγουν πριν από την άφιξη το φθινόπωρο.
- Εγγραφή μαθητών: Καταχωρίστε όλους τους εισερχόμενους φοιτητές στα μαθήματα που θα χρειαστούν για να είναι επιτυχείς στο πρώτο τους εξάμηνο.
- Καλώς ήρθατε και ορίστε προσδοκίες: Συντονίστε τις επικοινωνίες του επικεφαλής της σχολής με τους εισερχόμενους φοιτητές για να βοηθήσετε στη διαμόρφωση των ακαδημαϊκών προσδοκιών και να τους καλωσορίσετε στην πανεπιστημιούπολη.
Κάδος Νο. 5 – Μάρκετινγκ και Επικοινωνίες
- Ενημέρωση ιστότοπου: Βεβαιωθείτε ότι ο ιστότοπός σας ενημερώνεται τακτικά με νέες εικόνες, ημερομηνίες ειδικών εκδηλώσεων και νέα χαρακτηριστικά της πανεπιστημιούπολης.
- Προετοιμασία μέσων κοινωνικής δικτύωσης: Συντονίστε όλες τις επικοινωνίες μέσων κοινωνικής δικτύωσης για την παροχή έγκαιρων, σχετικών πληροφοριών στις εισερχόμενες οικογένειες. Παρακολουθούν και αλληλεπιδρούν!
- Γιορτάστε τους αποφοίτους: Χαρακτηρίστε τους πρόσφατους καθώς και τους «έμπειρους» αποφοίτους ως ιστορίες επιτυχίας. Όλοι αγαπούν αποτελέσματα!
ΤΟ ΚΛΕΙΔΙ TAKEAWAY: Πρέπει να συνεχίσετε να γνωστοποιείτε πώς εκτιμάτε την επιλογή του μαθητή να εγγραφεί στο ίδρυμά σας. Δείξτε τους πώς θα τους καλωσορίσουν. Δείξτε τους πώς θα ευδοκιμήσουν στην πανεπιστημιούπολη σας.
Οποιαδήποτε καλή δουλειά ή λίστα ελέγχου θα πρέπει να παραμένει στο οπτικό σας πεδίο. Χρειάζεστε ένα σχεδιασμένο αντίγραφο της λίστας ελέγχου καταγραφής „Πώς να ασφαλίσετε την εισερχόμενη τάξη σας“ για αναφορά ή κοινή χρήση με συναδέλφους;
Από τον Christopher Harris, Ed.D., Senior Enrollment Strategist, Capture Higher Ed
