Πώς να δημιουργήσετε μια επιστολή επιστροφής στην εργασία (συμβουλές, πρότυπο)

Καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι λαμβάνουν εμβόλια κατά του Covid 19, οι εταιρείες επιθυμούν να καλέσουν τους υπαλλήλους τους μετά από παρατεταμένη άδεια από την εργασία.

Εάν δημιουργείτε ένα σχέδιο επιστροφής στην εργασία, στέλνοντας ένα καλωσόρισμα και αναλυτική επιστολή επιστροφής στην εργασία θα μπορούσε να διευκολύνει τους υπαλλήλους και την ομάδα HR (ανθρώπινο δυναμικό).

Είναι ένα έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς το χρονοδιάγραμμα και τη διαδικασία της επιστροφής για τους υπαλλήλους σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστούμε πώς μπορείτε να συντάξετε μια σταθερή επιστολή επιστροφής στην εργασία, μαζί με τρεις εξαιρετικές συμβουλές και ένα δωρεάν δείγμα προτύπου που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε σήμερα.

Αυτό το άρθρο περιέχει:

(Κάντε κλικ στους παρακάτω συνδέσμους για να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη ενότητα)

Τι είναι η Επιστολή Επιστροφής στην Εργασία;

ΕΝΑ επιστολή επιστροφής στην εργασία είναι ένα επίσημο έγγραφο που αναφέρει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την έγκαιρη επιστροφή ενός εργαζομένου μετά από παρατεταμένη άδεια.

Ένας εργαζόμενος μπορεί να πάει σε άδεια από την εργασία του για πολλούς λόγους, όπως:

• Αδεια απουσίας: Προσωρινή απουσία (απλήρωτη ή μερικώς αμειβόμενη) από την εργασία σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης όπως η πανδημία του Covid 19 ή μια οικονομική κρίση.
• Άδεια FMLA: Άδεια με προστασία εργασίας (έως και 12 εβδομάδες το χρόνο) για ιατρικούς ή οικογενειακούς λόγους που καλύπτονται από το Νόμος για την οικογενειακή και ιατρική άδεια (FMLA). Καλύπτει την άδεια ασθενείας που σχετίζεται με τραυματισμούς καθώς και την άδεια μητρότητας.
• Σαββατικός: Ένα διάλειμμα από τη δουλειά για την επιδίωξη προσωπικών συμφερόντων.

Μια επιστολή επιστροφής στην εργασία θα μπορούσε να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να ενημερώσετε τον εργαζόμενο που επιστρέφει για την ακριβή ημερομηνία και τη διαδικασία της επιστροφής του.

Θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί ως γρήγορη ανανέωση για όλα τα πράγματα που έχουν αλλάξει και δεν έχουν αλλάξει ενώ ο υπάλληλος ήταν εκτός δουλειάς.

Και μερικές φορές, οι επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιούν μια ειδοποίηση επιστροφής στην εργασία για να μετρήσουν την πρόθεση ενός υπαλλήλου να επιστρέψει στην εργασία του. Βοηθά να ληφθούν έγκαιρα μέτρα σε περίπτωση που ένας υπάλληλος επιλέξει να μην επιστρέψει καθόλου ή προτιμά να εργαστεί εξ αποστάσεως ή με μερική απασχόληση.

Σε κάθε περίπτωση, μια καλά τεκμηριωμένη επιστολή επιστροφής στην εργασία ορίζει το προσδοκίες και κάνει την όλη διαδικασία πιο ομαλή τόσο για τον εργοδότη όσο και για τον εργαζόμενο που επιστρέφει.

Ωστόσο, θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι αυτό που αναφέρεται σε μια ειδοποίηση επιστροφής μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη φύση της άδειας στην οποία βρισκόταν ο υπάλληλος.

Ας ρίξουμε λοιπόν μια ματιά σε ορισμένες τυπικές πληροφορίες που θα συμπεριληφθούν σε μια ειδοποίηση επιστροφής.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια επιστολή επιστροφής στην εργασία;

Ακολουθεί μια επιμελημένη λίστα με τις βασικές ενότητες που πρέπει να αποτελούν μέρος της επιστολής.

1. Ειδικά Στοιχεία Υπαλλήλου

Η αρχή της επιστολής επιστροφής στην εργασία πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένα στοιχεία των εργαζομένων όπως:

• Το ονομα του υπαλληλου.
• Ταυτότητα υπαλλήλου (αν υπάρχει).
• Ταξινόμηση υπαλλήλου όπως απαλλασσόμενο έναντι μη εξαιρούμενου ή πλήρους απασχόλησης έναντι συμβατικού.
• Τίτλος εργασίας υπαλλήλου.
• Τμήμα εργαζομένων.
• Αναφορά σε αίτηση άδειας υπαλλήλου ή ειδοποίηση άδειας.
• Άμεσος επόπτης/διευθυντής ή σημείο επαφής (POC).

2. Μια γρήγορη εισαγωγή

Μπορεί να θέλετε να δώσετε έναν τόνο καλωσορίσματος παρακολουθώντας γρήγορα τον υπάλληλο σχετικά με την υγεία του ή για τον συγκεκριμένο λόγο που ο υπάλληλος έκανε το διάλειμμα.

Είναι επίσης ένα καλό μέρος για να τους υπενθυμίσετε πότε λήγει η εγκεκριμένη άδεια και ότι περιμένετε να επιστρέψουν σύντομα στη δουλειά τους.

3. Αναμενόμενη Ημερομηνία και Ώρα Εγγραφής

Είναι ζωτικής σημασίας να ενημερώσετε τον υπάλληλο σας την ακριβή ημερομηνία και ώρα που περιμένετε να επανενταχθεί. Εξαλείφει κάθε σύγχυση και διατηρεί την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού και τον υπάλληλο στην ίδια σελίδα.

Εάν ο εργαζόμενος επιστρέφει μετά από ιατρική άδεια, η συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία θα τον βοηθήσει να προγραμματίσει καλύτερα την επιστροφή του.

4. Κοινή χρήση ενημερώσεων

Θα πρέπει να ενημερώσετε τους εργαζόμενους που επιστρέφουν για τυχόν αλλαγές στις εσωτερικές πολιτικές εργασίας της εταιρείας από την τελευταία θητεία τους.

Αυτές οι ενημερώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αλλαγή στη θέση του γραφείου.
• Εναλλαγή σε διαφορετικούς τρόπους εργασίας – όπως από επιτόπου σε εργασία από το σπίτι (WFH).
• Αλλαγές στους χρόνους εργασίας.
• Αλλαγές στον ενδυματολογικό κώδικα του γραφείου.
• Οδηγίες και πρωτόκολλα που σχετίζονται με την πανδημία Covid 19.

5. Αναθεωρημένοι Ρόλοι και Ευθύνες

Σε αυτήν την ενότητα, θα πρέπει να αναφέρετε λεπτομερώς τα εργασιακά καθήκοντα και τις ευθύνες του υπαλλήλου.

Μπορεί να ακούγεται περιττό, αλλά είναι σημαντικό να κοινοποιήσετε με σαφήνεια τι αναμένεται από τον εργαζόμενο μετά από ένα μεγάλο κενό από την εργασία. Λειτουργεί επίσης ως γρήγορη ανανέωση και βοηθά τον εργαζόμενο να αποκτήσει τις δεξιότητες που απαιτούνται για την τέλεια εκτέλεση της εργασίας.

Επιπλέον, μπορείτε να επισημάνετε τυχόν αλλαγές στα καθήκοντα ή τη ροή εργασίας των υπαλλήλων και να τους ενημερώσετε για τις νέες δεξιότητες που θα χρειαστούν για να προσαρμοστούν σε αυτές τις αλλαγές.

Εάν ο εργαζόμενος επιστρέφει μετά την ανάρρωσή του από τραυματισμό ή από κορωνοϊό, ο γιατρός του μπορεί να τον θεωρήσει κατάλληλο για εργασία με κάποιους σωματικούς περιορισμούς. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να τροποποιήσετε το πρόγραμμα εργασίας του τραυματισμένου υπαλλήλου και να του αναθέσετε την κατάλληλη εργασία μέχρι να είναι σε θέση να αναλάβει πλήρως τα καθήκοντά του.

6. Ενημερώσεις μισθών

Εάν έχουν υπάρξει ενημερώσεις στη δομή μισθοδοσίας στην εταιρεία, πρέπει να προσδιορίσετε τις αλλαγές στην ειδοποίηση επιστροφής.

Πρέπει να δηλώσετε με σαφήνεια την αναθεωρημένη αποζημίωση και να λάβετε τη συγκατάθεση του εργαζομένου πριν επανέλθετε.

7. Βήματα που έγιναν για τη διευκόλυνση της επιστροφής τους

Οι εργαζόμενοι μπορεί να έχουν ανησυχίες ότι θα επιστρέψουν στην εργασία τους μετά από μακρά απουσία, ειδικά όσον αφορά τον κορωνοϊό ή την ιατρική τους κατάσταση.

Επιπλέον, εάν ο εργαζόμενος επιστρέφει μετά την ανάρρωσή του από τραυματισμό που σχετίζεται με την εργασία, μπορεί να ανησυχεί για την ασφάλειά του.

Ως εργοδότης, πρέπει να κοινοποιήσετε τα βήματα που έχετε λάβει για να κάνετε την επιστροφή του εργαζομένου πιο ομαλή και ασφαλέστερη.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το τι μπορείτε να συμπεριλάβετε:

8. Προσδοκίες από τον Εργαζόμενο

Σε μια ειδοποίηση επιστροφής στην εργασία, πρέπει επίσης να αναφέρετε τα πράγματα που περιμένετε από τον εργαζόμενο που επιστρέφει.

Για παράδειγμα, μπορεί να τα χρειαστείτε για:

• Απαντήστε στην ειδοποίηση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
• Συμπληρώστε α Covid 19 φόρμα επιστροφής στην εργασία πριν από την επανένταξη.
• Προσκομίστε ένα ιατρικό έγγραφο για αρνητικό αποτέλεσμα εξέτασης Covid 19 κατά τη στιγμή της εγγραφής.
• Ακολουθήστε τις οδηγίες για τον Covid 19 και συνεργαστείτε με τον ιατρικό πάροχο της εταιρείας κατά τη διάρκεια υποχρεωτικών διαδικασιών όπως η μέτρηση της θερμοκρασίας των εργαζομένων, ο έλεγχος συμπτωμάτων, η απολύμανση του γραφείου κ.λπ.
• Υποβάλετε ένα έντυπο άδειας εργασίας εξουσιοδοτημένο από γιατρό. Θα πρέπει να αναφέρει ότι ο εργαζόμενος είναι ικανός να επαναλάβει τα καθήκοντά του, με ή χωρίς περιορισμούς εργασίας.
• Παρέχετε την απαραίτητη ιατρική τεκμηρίωση για να επωφεληθείτε από οφέλη υγειονομικής περίθαλψης όπως π αποζημιώσεις εργαζομένων.
• Προσκομίστε οποιοδήποτε απαραίτητο έγγραφο (πτυχίο ή πιστοποιητικό), εάν ο υπάλληλος ήταν σε εγκεκριμένη εκπαίδευση σαββατικός.
• Πάρτε πρόσθετη εκπαίδευση για να αποκτήσετε δεξιότητες που είναι απαραίτητες για την ικανοποίηση των επαγγελματικών προσδοκιών.
• Ολοκληρώστε τη γραφειοκρατία σύμφωνα με την ενημερωμένη εργατική νομοθεσία.
• Συνεργαστείτε με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και τους συναδέλφους για να ενημερωθούν με τις νέες διαδικασίες εργασίας.

3 βέλτιστες πρακτικές κατά τη σύνταξη επιστολής επιστροφής στην εργασία

Ας εξερευνήσουμε τρεις τρόπους για να κάνουμε μια επιστολή επιστροφής στην εργασία πιο φιλόξενη και ενημερωτική:

1. Χρησιμοποιήστε έναν θετικό και φιλόξενο τόνο

Όταν ένας υπάλληλος επιστρέφει στην εργασία του, θέλετε να είναι σίγουρος και θετικός αντί να είναι μπερδεμένος και χωρίς κίνητρα.

Γι‘ αυτό ο τόνος που χρησιμοποιείτε σε μια επιστολή επιστροφής στην εργασία παίζει μεγάλο ρόλο στη διαμόρφωση του ηθικού του υπαλλήλου.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη σύνταξη μιας θετικής και φιλόξενης επιστολής επιστροφής στην εργασία:

• Πάντα να ξεκινάτε ρωτώντας για την υγεία και την ευημερία του υπαλλήλου.
• Τους ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την υπομονή τους κατά τη διαδικασία μετάβασης.
• Διαβεβαιώστε τους για την ασφάλειά τους στο χώρο εργασίας.
• Υπενθυμίστε τους τα δυνατά τους σημεία επισημαίνοντας τα προηγούμενα επιτεύγματά τους.
• Ενθαρρύνετέ τα να μοιραστούν τους φόβους, τις προσδοκίες τους ή οποιονδήποτε άλλο ανατροφοδότηση.

2. Ορίστε ξεκάθαρες προσδοκίες

Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται λίγο αποσυνδεδεμένοι από το εργασιακό τους περιβάλλον μετά από ένα μεγάλο διάλειμμα. Το να τους υπενθυμίζετε τις συνήθεις εργασίες τους, όπως θα κάνατε σε μια επιστολή προσφοράς για μια νέα πρόσληψη, είναι σημαντικό να θέσετε σαφείς προσδοκίες.

Ακολουθεί μια λίστα με πράγματα που θα μπορούσατε να καλύψετε εκτός από τα βασικά εργασιακά τους καθήκοντα:

• Διαδικασία βιομετρικής πιστοποίησης.
• Παρακολούθηση ωρών εργασίας για απαλλασσόμενους και ωρομίσθιους εργαζόμενους.
• Εθιμοτυπία απομακρυσμένης εργασίας.
• Κανόνες στάθμευσης κ.λπ.
• Φέρτε οδηγίες για τη δική σας συσκευή (BYOD).

Τώρα δεν είναι απαραίτητο να στριμώξουμε όλες τις πληροφορίες σε ένα μόνο γράμμα.

Αντίθετα, μπορείτε να στείλετε μια σειρά επιστολών, καθεμία από τις οποίες καλύπτει ένα συγκεκριμένο θέμα στο χρονικό διάστημα που προηγείται της ημερομηνίας επανένταξής τους. Εναλλακτικά, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά σχετικά έγγραφα μαζί με την επιστολή σας.

3. Επικοινωνήστε τις πρωτοβουλίες σας

Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας για τα βήματα που έχετε λάβει για να κάνετε την επιστροφή τους πιο ασφαλή και γόνιμη. Κάτι τέτοιο όχι μόνο ενσταλάσσει εμπιστοσύνη μεταξύ των εργαζομένων, αλλά ενισχύει και την εικόνα σας ως εργοδότη.

Επαγγελματική συμβουλή: Ένας πολύ καλός τρόπος για να αναφέρετε όλες τις πρωτοβουλίες σας χωρίς να ακούγεστε καυχησιάρηδες είναι να τις παρουσιάζετε ως συχνές ερωτήσεις (FAQs).

Τώρα που καλύψαμε λεπτομερώς τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή επιστροφής στην εργασία, ας δούμε ένα δείγμα πρότυπο.

Ένα πρότυπο επιστολής επιστροφής στην εργασία που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε σήμερα

Η δημιουργία μιας ειδοποίησης επιστροφής από την αρχή μπορεί να απαιτήσει πολλή προσπάθεια και χρόνο. Για να διευκολύνετε τα πράγματα, ακολουθεί ένα δείγμα προτύπου επιστολής που μπορείτε να επεξεργαστείτε σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας:

Ημερομηνία

[Return to work co-ordinator]

[Company name]

[Company Address]

Απ: Επιστροφή στο χρονοδιάγραμμα εργασίας για [Employee name], [Employee id][Department name] (προαιρετικός)

αγαπητός [Employee’s name]

Ελπίζουμε να τα πάτε καλά.

[Company name] απευθύνεται για να σας υπενθυμίσει ότι η εγκεκριμένη περίοδος άδειας, όπως ορίζεται στην αίτησή σας για άδεια, λήγει την [date].

[Company name] είναι ενθουσιασμένος που σας καλωσορίζει ξανά στη δουλειά και προσπαθεί να κάνει τη διαδικασία απλή και αποτελεσματική.

Υπό την προϋπόθεση ότι είστε ιατρικά ικανοί για να επαναλάβετε τα καθήκοντά σας (παρακαλούμε δείτε το συνημμένο για λεπτομέρειες), αναμένουμε να επιστρέψετε στο γραφείο στις [date] στο [time].

[Company name] δεσμεύεται για την ασφάλεια και την ευημερία σας. Έχουμε λάβει αρκετές πρωτοβουλίες για να κάνουμε το εργασιακό μας περιβάλλον πιο ασφαλές και τον χρόνο σας μαζί μας πιο παραγωγικό και καρποφόρο. Παρακαλούμε ελέγξτε το συνημμένο How to Create a Return to Work Letter (Tips, Template) για περισσότερα πληροφορίες.

Έχουν γίνει μερικές αλλαγές στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας από την τελευταία θητεία σας. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να πραγματοποιήσετε αυτές τις αλλαγές (παρακαλώ δείτε το συνημμένο) προτού συναινέσετε στην ημερομηνία επιστροφής.

Εν τέλει, [Company name] αναμένει από εσάς να συνεργαστείτε για να κάνετε την επιστροφή σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική. Ακολουθεί μια λίστα με πράγματα που περιμένουμε να κάνετε:

[Add the list of required documents such as doctor’s note, training certificates, etc., as well as other expectations.]

Μοιραστείτε τις ανησυχίες και τα σχόλιά σας σχετικά με τη μετάβαση και θα κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε για να τις αντιμετωπίσουμε.

Ζητάμε να αναγνωρίσετε αυτό το μήνυμα και να απαντήσετε με τη συγκατάθεσή σας πρόσωπομέσω ταχυδρομείου ή τηλεφώνου, το αργότερο έως [date].

Με εκτιμιση,

[Return to work co-ordinator]

[Title]

[Phone number]

Αποποίηση ευθυνών: Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ενδέχεται να μην αντιπροσωπεύουν την τοπική σας νομοθεσία για την απασχόληση και την υγειονομική περίθαλψη. Ο συγγραφέας του άρθρου και ο Time Doctor δεν φέρουν καμία νομική ευθύνη που μπορεί να προκύψει από τη χρήση αυτών των πληροφοριών.

Τελικές σκέψεις

Το να ζητήσετε από τους υπαλλήλους σας να επιστρέψουν στη δουλειά μετά από ένα μεγάλο διάλειμμα απαιτεί λεπτομερή προγραμματισμό και επικοινωνία, ειδικά σε αυτούς τους πρωτόγνωρους καιρούς.

Μια καλογραμμένη επιστολή επιστροφής στην εργασία θα σας βοηθήσει να ευθυγραμμίσετε εκ νέου τον εργαζόμενο με τις προσδοκίες σας και να τον βοηθήσει να προσαρμοστεί στη νέα κανονικότητα στο χώρο εργασίας.
Χρησιμοποιήστε τις συμβουλές και το πρότυπο επιστολής σε αυτό το άρθρο για να συντάξετε μια εντυπωσιακή επιστολή επιστροφής στην εργασία που διευκολύνει τα πράγματα για όλους τους ενδιαφερόμενους.